Empat laki-laki tunanetra bertemu seekor gajah di hutan. Mereka belum pernah melihat makhluk besar seperti ini sebelumnya. Secara perlahan, mereka menggapai dan meraba tubuh gajah di bagian yang berbeda-beda.

“Ini seperti seekor ular,” ucap orang pertama karena ia menyentuh belalai yang panjang dan lentur.

“Tidak, ini adalah sebuah tiang,” kata yang lain, sembari bersandar pada kaki gajah yang berotot.

Yang lainnya melompat ke belakang saat dia mendengar teriakan hewan itu. ”Benda ini memekakkan seperti terompet.”

“Gajah mulai bergerak. Orang keempat berdiri terpaku ketika tanah berguncang. ”Ini gempa bumi,” serunya.

Perumpamaan India kuno ini telah diceritakan dalam banyak versi, tapi pesan moralnya tetap sama. Kita sering berpikir bahwa pengalaman parsial milik pribadi seakan mewakili kebenaran seutuhnya, meski orang lain punya pengalaman dan kebenaran berbeda.

Semuanya adalah sebuah sistem

Cerita gajah ini mengingatkan kita untuk menjalani kehidupan dengan rasa empati, serta mencoba menempatkan diri pada posisi orang lain jika memungkinkan. Selain itu, cerita ini juga menunjukkan cara yang hebat untuk memahami metodologi bisnis yang disebut dengan pola pikir sistematis (systems thinking), yang merujuk pada buku Thinking in System karya Donella H. Meadows.

Pola pikir sistematis tidak hanya berlaku dalam bisnis atau industri manufaktur. Sama seperti Teori Keterbatasan, ini adalah prinsip yang kuat dan dapat diterapkan untuk pekerjaan, kehidupan, atau di bidang apa pun yang ingin kamu tingkatkan.

Sebelum kita berbicara lebih lanjut tentang bagaimana cara menerapkan teori ini, berikut adalah tiga prinsip utama untuk dimengerti:

  1. Semuanya adalah sistem—sebuah produk, tim, pasar, proses, kebiasaan, rutinitas pribadi, bahkan seekor gajah.
  2. Untuk memahami (dan memperbaiki) sistem, kamu harus memahami setiap bagian dan bagaimana mereka terkoneksi.
  3. Jika kamu tidak bisa melihat dan memahami sistem seutuhnya, kamu perlu membuat suatu model untuk menyatukan semua bagian tersebut.

Sebagai contoh, produk kami, JotForm, adalah suatu sistem yang digunakan oleh orang-orang dengan berbagai cara dan untuk tujuan berbeda-beda. Demi memenuhi misi kami, kami harus mengembangkan berbagai model guna mewakili sudut pandang tiap pengguna.

Jadi, tim riset kami biasanya berbicara dengan setidaknya dua puluh pelanggan setiap bulan. Kemudian, mereka menghabiskan waktu seharian dengan tim produk masing-masing.

Mereka menggambarkan apa yang dilakukan pelanggan, bagaimana mereka menggunakan JotForm, dan apa yang ingin mereka capai. Kemudian kami menanyakan satu pertanyaan kunci pada diri sendiri: Bagaimana kami dapat meningkatkan sistem (produk) untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi pengguna?

Itu adalah arti dari pola pikir sistematis bagi kami. Tentu saja, hal ini juga berlaku pada proses internal, seperti bagaimana developer kami bekerja atau bagaimana kami merekrut staf baru.

Setelah kamu menemukan sebab dan akibat dari sistem milikmu, kamu bisa menggunakannya untuk kepentinganmu. Kamu dapat memanfaatkan alur feedback (seperti berbicara dengan pelanggan, klien, atau bahkan menganalisis proses yang telah kamu jalani) untuk menurunkan atau meningkatkan hasil yang diinginkan.

Cara menerapkan pola pikir sistematis

1. Memahami dan memanfaatkan feedback

Tujuan pertama kamu adalah untuk memahami sistem. Apa saja umpan balik dan alat pengontrol untuk memengaruhi operasionalnya. Ketika kamu telah mengetahui alat-alat pengendalinya, kamu dapat menyesuaikan sistem.

Jika kamu menginginkan hasil yang lebih banyak dari sistem, kamu bisa fokus pada umpan balik yang dihasilkannya. Sebaliknya, jika kamu ingin mencegah atau memperlambat sistem, kamu dapat mengaturnya lewat alat pengendali.

Pikirkan tentang sebuah bak mandi. Keran dan saluran pembuangan adalah alat-alat pengendalinya. Jika kamu ingin mengisi bak dengan lebih banyak air, nyalakan keran dan tutup saluran pembuangan. Sebaliknya, jika kamu kamu menurunkan level air atau mengosongkan bak mandi, matikan keran dan buka saluran pembuangan. Sesederhana itu.

Ketika kamu sudah menemukan alat-alat pengendalimu, kamu bisa menjalankan sistem dengan baik serta mendapatkan lebih banyak dari keinginanmu.

2. Perhatikan pola dan tren

Ketika kamu berupaya memperbaiki sistem, pola dan tren ibarat sebuah petunjuk. Mereka memberi kamu petunjuk dan menunjukkan arah untuk pikiranmu. Idealnya, tren bahkan bisa menunjukkanmu arah tak terduga ke suatu tempat, orang, atau ide yang belum pernah kamu pikirkan.

Para developer dan staf data scientist kami, misalnya, menciptakan alat khusus untuk membantu melihat pola penggunaan. Sekarang kami punya lebih dari lima puluh diagram berbeda di beberapa dasbor, yang kami ulas setiap minggu. Ketika terjadi suatu hal tak terduga, kami bertanya mengapa.

Produk dan pelanggan kami selalu berkembang. Memantau tren dan pola membantu kita untuk cepat menyadari perubahan tersebut.

3. Masalah manusia vs masalah sistem

Kebanyakan masalah—mulai dari kecacatan produk, kemiskinan, dan masa transit yang tidak efisien—adalah masalah yang terletak di sistem. Bahkan ketika ada orang yang salah dalam mengambil tindakan atau berkutat secara tidak wajar, seharusnya yang disalahkan adalah sistem.

Jika bisnis kecilmu berjalan lambat, bisa jadi bukan kamu penyebabnya. Ada sistem yang harus dioptimalkan, entah di inti dari produkmu, atau proses penjualannya.

Meskipun manusia adalah masalahnya, biasanya tetap ada solusi berbasis sistem.

Setelah memeriksa sistem, saatnya kamu melihat anggota tim. Mungkin karyawan baru lah yang menyebabkan pekerjaan terhambat, atau komunikasi tim yang buruk menimbulkan malapetaka pada sistem. Memindahkan seseorang ke posisi baru juga bisa menjadi solusi yang tepat. Bahkan meskipun manusia adalah masalahnya, biasanya tetap ada solusi berbasis sistem.

Misalnya, karyawan di kantor cabang Turki kami sering melakukan perjalanan bersepeda bersama. Mengatur lebih dari tujuh puluh orang tidaklah mudah, dan ketika ada karyawan yang pulang lebih awal, ini akan mengacaukan jadwal bersama kami.

Jadi, kami menempatkan seorang administrator kantor di dekat lift untuk mengingatkan semua orang bahwa jadwal pergi bersama malam ini adalah pada pukul 11 malam, bukan sebelumnya. Penyesuaian sistem dengan memanfaatkan alat pengendali simpel ini bisa menyelesaikan masalah.

Jangan berhenti belajar

Pola pikir sistematis mengajarkanmu bahwa orang, kebijakan, organisasi, keputusan, hubungan, hingga ide, semuanya saling terhubung.

Jika kamu ingin mendalaminya, The Fifth Discipline karya Peter M. Senge adalah salah satu buku terbaik yang bisa kamu tambahkan ke daftar bacaan. Dalam buku ini, Senge membagikan lima disiplin ilmu untuk memastikan belajar sudah menjadi bagian DNA kamu.

  1. Keahlian pribadi: menghadiri konferensi, mengikuti kursus online, membaca buku dan blog, mendengarkan podcast, dan melakukan hal-hal untuk meningkatkan kemampuan dan pemikiran kamu.
  2. Jelajahi bias dan asumsi kamu: para tunanetra dalam perumpamaan di atas semuanya membuat asumsi tentang gajah. Bias dan asumsi menghalangi mereka memahami hewan itu secara keseluruhan. Menyadari bias yang kamu miliki bisa dimulai secara internal dan diikuti dengan praktik langsung.
  3. Terapkan visi bersama: Sistem akan gagal tanpa tujuan dan misi yang jelas. Kamu tidak akan pernah bisa berlari lebih kencang tanpa mengetahui mengapa kamu ingin menambah kecepatan. Misalnya di kantor, kami biasanya mengadakan demo produk pada hari Jumat untuk memastikan bahwa kami semua punya pemahaman yang sama.
  4. Belajar dalam tim: Belajar bersama bisa sangat menguntungkan. Ketika suatu kelompok bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan, ini akan menyatukan pemahaman para anggotanya. Dalam suatu organisasi, ini bisa juga terwujud dalam bentuk kerja sama lintas departemen, berbagi informasi antara orang yang punya peran berlawanan, dan menjalankan program pribadi di sela-sela pekerjaan, dan lain-lain.
  5. Pahami sistem: pola pikir sistematis adalah tentang perbaikan terus-menerus. Ini juga berhubungan dengan prinsip gunung esapa yang tampak sebenarnya insignifikan bila dibandingkan dengan apa yang terjadi di bawah permukaan.

Ketika kamu berhadapan dengan sebuah tantangan atau kesempatan, pertimbangkan sistemnya. Cari tahu detail dan alat-alat pengendalinya, lakukan percobaan, pelajari lagi, adaptasi, dan terus perbaiki model kamu.

Lagi pula, jika kamu bertemu dengan seekor gajah di hutan, kamu perlu tahu apa yang kamu hadapi.

(Artikel ini pertama kali dipublikasikan dalam bahasa Inggris. Isi di dalamnya telah diterjemahkan dan dimodifikasi oleh Fairuz Rana Ulfah sesuai dengan standar editorial Tech in Asia Indonesia. Diedit oleh Iqbal Kurniawan)

This post Cara Menerapkan Pola Pikir Sistematis dalam Startup Milikmu appeared first on Tech in Asia Indonesia.